Как правильно проводить совещания. 5 советов от Google

Здравствуйте, уважаемые читатели!

В процессе чтения книги «Как работает Google» я накидывала себе различные идеи и даже постаралась применить их в работе. Иногда до чего-то доходишь сам, а периодически не хватает волшебного пенделя. Для меня книга как раз и стала тем самым волшебным пенделем. Вообще, если после прочтения бизнес-литературы вы ничего не применяете на практике, то можно сказать, что зря потратили время.

Думаю, что большинство людей, работающих в крупных компаниях, согласятся со мной, что совещания отнимают слишком много рабочего времени и не всегда итог совещания устраивает собравшихся. Другими словами, вы можете оторвать кучу сотрудников от работы, пообщаться с ними, но ни о чем не договориться. У руководителей количество совещаний просто зашкаливает.

как правильно проводить совещания

Итак, публикую советы, которые могут в разы повысить эффективность собраний.

  1. На совещании должен быть только один человек, принимающий решения (хозяин). Все правильно, иначе собрание рискует ярко проиллюстрировать басню Крылова «Лебедь, рак и щука». Каждая сторона будет отстаивать свою точку зрения и защищать свои интересы. Даже если проводится мозговой штурм и никаких решений принимать не надо, все равно должен быть хозяин совещания.
  2. Руководитель должен держать руку на пульсе — обозначить цель встречи, определить участников и время, огласить повестку (желательно за сутки). После совещания, не позднее 48 часов, руководитель/принимающий решения человек, должен резюмировать решения и список задач. Совещание без протокола это как собраться на лавочке, чтобы потрындеть ни о чем. Протокол особенно важен, если принимаются серьезные решения или нельзя сдвигать сроки.
  1. На собрании должно присутствовать не более 8 человек и у каждого должна быть возможность высказаться. Обсуждение особенно горячей темы, при условии, что хочет высказаться 15 человек утомит кого угодно. Соответственно, тема успеет остыть.
  2. Важно соблюдать тайминг собрания, планировать ланчи и био-перерывы. Скорее всего этот совет относится к довольно длительным совещаниям, более 4-х часов. Да, бывают и такие :-). Не забывайте, что на видеоконференции могут присутствовать сотрудники из разных часовых поясов, которые будут не в восторге от идеи заночевать в офисе.
  3. Присутствуя на совещании, присутствуем на нем. Это только кажется, что можно незаметно почитать почту или просмотреть ленту соц.сетей. Опытный хозяин совещания обязательно заметит ваше «отсутствие». По себе могу сказать, что крайне неприятно проводить совещание, когда тебя не слушают или слушают в пол уха.

*Лучше начинать совещание с нейтральных тем, плавно переходя к самым серьезным.

При проведении еженедельных планерок, постарайтесь немного разбавить их неформальным общением. Например, попросите коллег рассказать о проведенном отпуске или интересных выходных. Хорошие, дружеские отношения в коллективе однозначно способствуют благоприятной рабочей атмосфере.

На первый взгляд, советы очень простые и, как говорится, «на поверхности». В этом и кроется опасность отмахнуться от них. Попробуйте немного по-другому подойти к теме совещаний и вы увидите, насколько эффективными они могут стать.

Оксана.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *